Wurden Dokumente früher vor allem auf Papierbasis verarbeitet, geschieht dies heute meist auf elektronischem Wege. Ohne ein gutes Dokumenten Management ist ein guter Arbeitsablauf aber kaum möglich.
Antragsformulare, Genehmigungen, Vorstandsvorlagen, Aktennotizen – die Flut von Dokumenten, mit denen Menschen tagtäglich zu tun haben, ist riesig. Entstanden auf diese Weise früher meist riesige Papierberge, die in Ordnern und Aktenschränken mehr oder weniger gut verwaltet wurden, sind die meisten Dokumente heutzutage elektronisch gespeichert. In manchen Bereichen gibt es sogar schon „papierlose“ Büros, in denen kein einziges Dokument mehr ausgedruckt wird. Doch trotz aller technischen Fortschritte müssen auch die elektronischen Dokumente archiviert werden, damit ein reibungsloser Arbeitsprozess möglich ist. Aus diesem Grund wurde in den meisten Unternehmen heute ein sogenanntes Dokumenten Management eingeführt, das dafür sorgt, dass Akten, Formulare und wichtige Schriftstücke nicht im elektronischen Papierkorb verschwinden, sondern jederzeit wiedergefunden werden können.
Im Gegensatz zu den USA beispielsweise gibt es in Deutschland sowohl eine engere als auch eine weitere Definition von Dokumenten Management. Im engeren Sinne gehören dazu ausschließlich solche elektronischen Lösungen, die dazu dienen, die elektronischen Dokumente zu verwalten. Dazu gehören beispielsweise dynamische Ablagesysteme oder die elektronische Archivierung. Im weiteren Sinne gehört zu dieser Art Management auch das Scannen von Dokumenten, der Workflow oder die gesamte Bürokommunikation. In den USA ist dagegen nur die engere Definition gebräuchlich.
Welche Dokumente konkret in das Dokumenten Management gelangt, kann sehr unterschiedlich sein und hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Sprachclips wie beispielsweise ein aufgezeichnetes Gespräch gehören dabei ebenso dazu wie eingescannte Bilder oder Fotos, Grafiken oder Textdokumente und Tabellenkalkulationen für die Buchhaltung. Trotz aller Vorteile lohnt sich der Einsatz eines solchen Managementsystems jedoch nur, wenn in einem Unternehmen auch tatsächlich entsprechend große Datenmengen anfallen. Ein solches System ist in der Regel nicht nur vergleichsweise teuer, sondern auch sehr aufwendig in der Administration, beispielsweise was die Vergabe von Zugangsberechtigungen oder die Archivierung der Dokumente angeht.