Einen Firmenwagen absetzen zu können, bringt je nach Vorgaben – ob rein betriebliche oder auch private Nutzung – steuerliche Vorteile, deren Berechnung im Vorfeld abgewägt werden sollte.
Um den Firmenwagen absetzen zu können, müssen genaue Vorgaben eingehalten werden. Dabei ist im Vorfeld festzulegen, ob der Wagen ausschließlich für Dienstfahrten eingesetzt wird. In diesem Fall müssen alle Ausgaben, die das Fahrzeug betreffen, mit Belegen nachgewiesen werden. Dazu gehören Tankbescheinigungen, Rechnungen für Werkstattkosten oder Leasingraten sowie alle Versicherungsbeiträge und Steuern. Diese Nachweise fließen in die Buchhaltung ein und werden als Betriebsausgaben angerechnet. Dadurch senken sich die abzuführenden Steuern für das Unternehmen, da die Ausgaben entsprechend höher angegeben werden können.
Wird ein Fahrzeug auch privat von einem Mitarbeiter genutzt, fallen andere Punkte ins Gewicht, um den Firmenwagen absetzen zu können. In diesem Fall müssen genaue Angaben über die gefahrenen Kilometer erbracht werden. Alle Eintragungen über die dienstlichen oder außerdienstlichen Fahrten müssen korrekt in einem Buch nachgewiesen werden. In einem handschriftlich geführten Nachweis müssen Auskünfte über den Kilometerstand vor und nach Erreichen des Zieles, die Anschrift des Kunden sowie den Grund des Besuches aufgeführt sein. Dabei ist auf eine lückenlose Führung zu achten, um genau darlegen zu können, welche Fahrten geschäftlich gemacht worden sind. Anteilig werden von diesem Mitarbeiter dann die Kosten prozentual erhoben, die als Ausgleich für die Nutzung gesehen werden. Dies gilt vor allem für die Deckung von Reparatur- und Versicherungskosten.
Auch die Kosten für die Anschaffung lassen sich bei einem Firmenwagen absetzen. Dieser Betrag setzt sich aus den Kosten für das Fahrzeug und gegebenenfalls entstandenen Überführungskosten zusammen. Ist der Wagen mit einem Firmenlogo beschriftet, gehören auch diese Gelder zu den Anschaffungskosten und können als Gesamtsumme angegeben werden. Eine sofortige Absetzung des Betrages in voller Höhe wird jedoch nicht anerkannt. Nur über mehrere Jahre kann eine Abschreibung dieser Summe geltend gemacht werden. Diesbezüglich unterscheidet man zwischen zwei Wegen, deren jeweiliger Vorteil individuell beim Steuerberater erfragt werden sollte, um die passende Variante für das Unternehmen zu finden.